Cuánto cuesta desarrollar un sistema a medida en Ecuador

Empecemos por lo que probablemente vino a buscar y no va a encontrar aquí: una tabla de precios.

No la publicamos, y el motivo no es comercial. Un rango de precio para «un sistema a medida» sin conocer el alcance es una cifra inventada con formato de dato. Quien la publica sabe que el lector la va a recordar, y cuando llegue la cotización real —tres veces mayor, porque el alcance real era otro— la conversación ya empezó mal y por culpa de un número que nadie sostuvo nunca.

Lo que sí se puede dar, y es más útil, es cómo se forma ese número. Con esto debería poder estimar el orden de magnitud de su propio caso y, sobre todo, detectar una cotización que no se sostiene.

Por qué dos sistemas que «hacen lo mismo» cuestan diez veces distinto

Dos empresas piden un sistema de control de inventario. Descrito en una frase, es el mismo proyecto. En la práctica:

La primera tiene una bodega, cuatro personas que registran, y el dato final se exporta a Excel para contabilidad. La segunda tiene seis bodegas, ciento veinte usuarios concurrentes en tres turnos, terminales que operan sin red, integración bidireccional con el ERP, trazabilidad por lote exigible ante un auditor, y quince años de historial que hay que migrar sin perder una fila.

El segundo proyecto no es «un poco más grande». Es otra categoría de sistema. Cuando alguien le da un precio antes de saber en cuál de las dos está, le está dando el precio del primero y facturando el segundo.

Los siete factores que realmente mueven el número

Ordenados aproximadamente por cuánto pesan.

Integraciones. Es el factor que más subestima todo el mundo. Un sistema aislado es predecible; un sistema que tiene que hablar con un ERP, con facturación electrónica, con el banco o con el sistema del cliente depende de interfaces que no controla, de ambientes de prueba que hay que conseguir, y de un tercero cuya disponibilidad no está en su contrato. Cada integración añade más incertidumbre que funcionalidad.

Migración de datos. «Tenemos el histórico en Excel» puede significar tres archivos limpios o cuarenta con criterios distintos por año, columnas renombradas y registros duplicados que nadie sabe cuál es el bueno. La migración se cotiza casi siempre por debajo porque solo se puede dimensionar mirando los datos de verdad, y eso rara vez pasa antes de firmar.

Concurrencia y disponibilidad. No es lo mismo que el sistema pueda estar caído una tarde a que una hora sin sistema detenga el despacho. Exigir alta disponibilidad cambia la arquitectura, la infraestructura y el costo mensual de operación, no solo el desarrollo.

Reglas de permisos. Cuántos roles hay, y si la separación es por función, por sucursal, por empresa o por las tres. Un sistema con dos roles y uno con permisos por organización y por campo no comparten modelo de datos.

Operación sin red. Si el usuario está en bodega, en planta o en campo, la aplicación tiene que funcionar desconectada y resolver conflictos al sincronizar. Esto no es una funcionalidad que se añade después: condiciona el diseño entero.

Exigencia regulatoria. Si un auditor puede pedirle demostrar quién cambió un dato y cuándo, la trazabilidad deja de ser deseable y pasa a ser parte del núcleo. Añade trabajo en todas las fases, no en una.

Número real de procesos. No de pantallas. Un sistema con cuarenta pantallas sobre cinco procesos es más barato que uno con quince pantallas sobre doce procesos que interactúan entre sí.

Lo que casi nunca está en la cotización y siempre se paga

Cuatro costos que aparecen después:

La migración y limpieza de datos, si la cotización no la menciona explícitamente con horas asignadas.

La capacitación y el acompañamiento del arranque. Las primeras semanas en producción consumen tiempo real del proveedor y de su gente, y es cuando se descubre lo que nadie preguntó.

La operación. Servidores, respaldos, certificados, monitoreo. Es un costo mensual que existe desde el día uno y que no es del proyecto sino del sistema.

El primer año de cambios. Ningún sistema entra en producción y se congela. Si en el contrato no está claro qué es garantía —corregir lo que no funciona como se acordó— y qué es evolución —cosas nuevas—, esa frontera se discute justo cuando peor viene.

Cómo leer una cotización

Cuatro señales de que el número no se sostiene:

Un precio cerrado sin diseño previo. Es la más común y la que peor termina. Un alcance que nadie diseñó no se puede cotizar; lo que se cotiza es una suposición, y la diferencia entre la suposición y la realidad se resuelve después, con usted pagando o con el proveedor recortando calidad en silencio. Por eso separamos el diseño en una fase con su propio precio: es lo único que permite que el número siguiente signifique algo.

Una cotización que no menciona la migración de datos. Ver arriba.

«Todo incluido» sin lista de lo que no incluye. Un alcance serio se define tanto por lo que entra como por lo que queda fuera. Si el documento no dice qué queda fuera, no hay alcance.

Un cronograma sin fases entregables. Si el primer entregable en producción está al final, todo el riesgo del proyecto está concentrado en un solo momento y usted no tiene ninguna salida intermedia.

La comparación que sí conviene hacer

Antes de comparar dos cotizaciones entre sí, compare la cotización contra no hacer nada.

Sume lo que hoy cuesta el problema: horas de reconciliación por cierre, mercadería perdida por descuadre, tiempo de gente cara resolviendo a mano lo que debería estar resuelto, y ventas o multas que dependen de que un dato esté a tiempo. Ese número anual es el techo racional de lo que tiene sentido invertir, y casi nadie lo calcula antes de pedir cotizaciones.

Si al hacerlo el resultado es que el problema cuesta poco, la respuesta correcta puede ser no construir nada. Es una conclusión perfectamente válida y preferimos llegar a ella antes que después.

Entonces, ¿cuánto cuesta?

La respuesta honesta es que depende del alcance, y que el alcance no se conoce hasta que alguien lo diseña. Por eso nuestro primer entregable es el diseño técnico —arquitectura, contratos de datos, presupuesto de rendimiento y plan de despliegue—, con su propio precio y su propio plazo, y queda suyo aunque decida no continuar con nosotros.

Es la única forma que conocemos de que la segunda cifra, la del proyecto, sea una cifra y no una apuesta.